DIE BÜROKRATIE IM GRIFF
SCHWENK GMBH & CO KG | Unterensingen
Um die wachsenden Papierberge nicht mehr tagtäglich aufs Neue abtragen und abheften zu müssen hat das Bauunternehmen Schwenk GmbH & Co. KG die ELO ECM Suite eingeführt: Mit der digitalen Dokumentenverwaltung lassen sich selbst hochkomplexe Bauprojekte schnell und transparent mit weniger Papier verwalten, wodurch Vorzüge für das gesamte Prozessmanagement entstehen. Mit dem CTK Systemhaus als ELO-Vertriebspartner zeigt sich Schwenk hochzufrieden.
»ELO hat unsere bestehenden Workflows
ins digitale Zeitalter gebracht …
Wir spüren große Entlastung bei Transparenz,
Genauigkeit und der schnellen Auffindbarkeit von Dokumenten..«Sarah Strickner, Leitung Finanzen und Rechnungswesen bei Schwenk
Der Weg aller Infrastrukturmaßnahmen ist bekanntlich lang. Von der Bedarfsermittlung bis zur Baureife eines größeren kommunalen Bauvorhabens, ob Straßenkreuzung oder Trassenbau, können viele Jahre ins Land ziehen. Verträge, Bürgschaften, Lieferscheine, Rechnungen und Schriftverkehr fallen während eines Projektes an. Ganz abgesehen von den bei Baufortschritt üblichen Detailänderungen in der Ausführungsplanung und dadurch aktualisierten Bauplanversionen mit immer mehr Anlagen. Nach Abschluss eines Projekts wird oft noch ein langer Zeitraum benötigt, bis es auch buchhalterisch endgültig zu den Akten gelegt werden kann. Diese Akten müssen übrigens 30 Jahre statt der sonst üblichen 10 Jahre aufbewahrt werden, der langfristigen Wirksamkeit infrastruktureller Maßnahmen im öffentlichen Bereich geschuldet. – Die Dokumentenflut, die sich da im Laufe eines Bauprozess‘ ansammelt, zu strukturieren und zu archivieren, ist eine Herausforderung. Bei Schwenk übernimmt dies nun die ELO ECM Suite.
Lokal verwurzelt – die Schwenk GmbH & Co. KG
Kommunaler Tief- und Straßenbau in der Stadt Stuttgart und im Umkreis, das ist das Metier der Schwenk GmbH & Co. KG. Das mittelständische Bauunternehmen aus Unterensingen blickt auf eine 75jährige Tradition zurück. 1949 startete Schwenk als Hoch- und Bahnbauunternehmen und entwickelte sich bis heute zu einem innovativen Tiefbauunternehmen. Mit dem Fortschritt auf der Straße gewann auch der darunter liegende Raum als unterirdische Lebensader immer mehr an Bedeutung. Schwenk erweiterte bereits in den 60er Jahren das Portfolio um den Tiefbau: Kanalsanierung, Kabel-, Rohr- und Leitungsverlegungen, mitten in der Stadt und in Sanierungs- und Erschießungsgebieten im Großraum Stuttgart, zählen seither ebenfalls zu den Kernkompetenzen. Kommunale Auftraggeber aus Städten und Gemeinden der Region machen weit über 90 Prozent des Auftragsvolumens aus.
Veränderter Workflow
„So gut wie alle Eingangsrechnungen erhalten wir inzwischen elektronisch. Zwar aktuell meistens noch im PDF-Format, aber ab 2025 werden E-Rechnungen als Formatvorschrift und deren elektronische Speicherung Pflicht“, beschreibt Frau Sarah Strickner, Leitung Finanzen und Rechnungswesen bei Schwenk, den Weg des Bauunternehmens zu ELO. „Da ist es natürlich zielführend, rechtzeitig in die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente einzusteigen.“ Auch zum Beispiel Ausschreibungen für Bauvorhaben – die durchaus bei mehreren hundert Seiten Umfang liegen können – würden heute digital zur Verfügung gestellt. Ende 2022 entschied sich die Firma Schwenk zur Einführung des elektronischen
Dokumentenmanagementsystems ELO ECM Suite.
Das Resümee nach einem guten Jahr: „ELO hat unsere bestehenden Workflows ins digitale Zeitalter gebracht, auch wenn der Transformationsprozess in manchen Bereichen noch andauert. Wir spüren große Entlastung bei Transparenz, Genauigkeit und der schnellen Auffindbarkeit von Dokumenten.“
Die Dokumentenbege der Baubranche
Allein für die Aufbewahrung der Mengen an Papieren, Verträgen, Rechnungen, Lieferscheinen, Entwürfen, Bauplänen und Korrespondenz unterhielt Schwenk bisher ein Archiv und darüber hinaus externe Container. Um die Dimensionen plakativ zu machen: Eine einzelne Rechnung kann über 100 Seiten umfassen. Nicht selten müssen Unterlagen eines bereits abgeschlossenen Bauprojekts herausgesucht werden, um Informationen im Nachgang bereitstellen zu können.
Wenn die betreffende Akte nicht am dafür vorgesehenen Ort abgelegt ist – Versehen sind menschlich und passieren – war eine zeitraubende Suche notwendig.
Intelligente Suchfunktion
Mit der ELO ECM Suite steht nun ein zentrales datenbankgestütztes Ablagesystem zur Verfügung, das die Dokumentensuche ungleich einfacher gestaltet durch die (teil-) automatisierte Erfassung und Speicherung von Dokumenten mit zentraler, sicherer und verschlüsselter Ablage. Dokumente werden automatisch organisiert und kontrolliert. Per Stichworteingabe
wird der Nutzer durch die intelligente Suchfunktion zum richtigen Dokument im digitalen Archiv geleitet – in Sekundenschnelle.
Zugriffsberechtigungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter nur die für Sie relevanten Dokumente angezeigt bekommen und bearbeiten können. Durch das Aus- und Einchecken von Dokumenten sind sämtliche Bearbeitungsstände und die jeweiligen Zugriffe immer transparent nachvollziehbar. Zuvor mit der analogen Ablage war im Nachhinein kaum ermittelbar, wer wann Änderungen, Korrekturen und Bearbeitungen an Plänen, Rechnungen und anderen Dokumenten vorgenommen hatte, und warum.
Die automatisierte Versionierung von ELO stellt sicher, dass immer die aktuelle Version eines Dokuments und nicht, zum Beispiel, inzwischen veraltete Planungsunterlagen benutzt werden. Mit der automatischen Dublettenkontrolle gibt es in der Dokumentenablage auch keine Dopplungen. Frau Sarah Strickner betont: „Besonders in der hohen Genauigkeit
und der guten Auffindbarkeit liegen für uns in Rechnungswesen und Verwaltung die echten Benefits.“ – So geht effizientes Dokumentenmanagement.
Neudefinierte Arbeitsprozesse
Neu für die Poliere und die Bauleiter ist, dass sie nun vor Ort über ihr Endgerät und ELO auf die Pläne und Dokumente Zugriff haben. Sie müssen nicht mehr zum Telefon greifen, um die Inhouse-Mitarbeiter zu bemühen. Mit Tablet oder Smartphone ausgestattet, können sie auf der Baustelle Pläne und andere Papiere öffnen, die App ELO for Mobile Devices ist effektiv
und intuitiv anzuwenden. – Auch auf Baustellen also hinterlässt die digitale Transformation ihre Spuren.
Transformation braucht Zeit
Die Umstellung verlangt Geduld. Frau Susanne Berner, Teamsprecherin Abrechnung sagt: „Durch das Anpassen der Workflows an die digitale Struktur und immer wieder neu auftauchende Fragen haben wir auch nach über einem Jahr mit ELO noch weiteren Support- und Anpassungsbedarf.“ Die Qualität des Anwendungspartners ist daher von zentraler
Bedeutung. An seiner Seite hat das Bauunternehmen Schwenk einen zuverlässigen Supporter, der jederzeit ein offenes Ohr für Fragen und individuelle Optimierungswünsche hat. Die Zusammenarbeit bezeichnet Frau Berner und Frau Strickner als „schnell, angenehm, kompetent und lösungsorientiert“. Sie betonen: „Das CTK-Team erfasst unsere spezifischen
Themen sofort, obwohl sie nicht in der Baubranche tätig sind. Dieses Einfühlungsvermögen rechnen wir ihnen hoch an.“
»ELO hat es geschafft, unsere Workflows digital abzubilden. Besonders die Transparenz, die Genauigkeit, die schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten und die Stabilität des Programms entlasten uns sehr.«
Schwenk GmbH & Co. KG
Schwenk GmbH & Co. KG
Seit 75 Jahren ist die Schwenk GmbH & Co.KG lokal verwurzelter Ansprechpartner für kommunalen Tief- und Straßenbau im Großraum Stuttgart. Den Bau und Erhalt von Straßen, Brücken, Plätzen, Grünanlagen und Ver- und Entsorgungsleitungen sowie die Erschließung von Gewerbe- und Wohngebieten sieht das zukunftsorientierte Familienunternehmen mit seinen rd. 120 Mitarbeitern als Chance zur Erreichung ökologischer und gesellschaftlicher Ziele.
Ihr Ansprechpartner
Peter Dehnert | Technischer Leiter
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